Kanban ist ein beliebtes Framework und stammt ursprünglich aus der Autoindustrie, von Toyota. Dazu müssen Aufgaben und Kapazitäten in Echtzeit kommuniziert werden und alle Aufgaben müssen völlig transparent sein. Die einzelnen Aufgabenelemente werden auf einem Kanban Board visuell dargestellt, sodass sich die Teammitglieder jederzeit einen Überblick über den Status der Arbeitsschritte verschaffen können.
Die Kanban-Tafel hat ihren Ursprung in der Prozessoptimierung. Das Hauptziel lautet:
Hör auf, Dinge anzufangen. – Fang an, Dinge fertig zu machen!
Die drei wichtigsten Grundsätze:
1. Fange eine neue Aufgabe nicht an, bevor eine andere erledigt ist.
2. Begrenze die Anzahl Aufgaben ‚in Bearbeitung’.
3. Projekte werden durchgeführt, wenn sie als wichtig eingestuft werden.
Kanban in Kürzestform
Entwickelt wurde Kanban bereits in den Vierzigerjahren des vergangenen Jahrhunderts von dem Automobilkonzern Toyota, um Lagerbestände zu reduzieren und die Fertigungsprozesse in einen gleichmässigeren Rhythmus zu bringen. Das Wort Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet ‘Signalkarte’.
Inzwischen wird das Kanban-Prinzip aber auch zunehmend in anderen Bereichen eingesetzt, besonders in der IT und im Personalwesen wurden die Vorteile erkannt und genutzt, um …
– den Überblick über die zahlreichen meist parallel laufenden Arbeitsschritte zu behalten
– zu visualisieren, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet
Ziel des Kanban-Boards ist es, den Workflow sichtbar zu machen. So können frühzeitig eventuelle Engpässe erfasst und behoben werden und die Wertschöpfungskette kostenoptimal gelenkt werden.
Das Ganze funktioniert also recht simpel und in Form einer Wandtafel, oftmals aus dem englischen übernommen, auch einfach Board genannt.
Das minimale Kanban-Board wird in drei Spalten unterteilt, auf die dann jeweils Haftnotizen oder Karteikarten mit der jeweiligen Aufgabe kommen.
Als typische Drei-Felder-Wirtschaft gelten diese Spaltenbezeichnungen:
– Aufgabe (To Do) Hier werden zunächst alle erforderlichen Prozesse und Aufgaben erfasst. Dies ähnelt der klassischen To Do Liste.
– Bearbeitung (Doing) Sobald erste Arbeiten ausgeführt werden und die Umsetzung begonnen hat, wandert die jeweilige Karte in diesen Bereich.
– Erledigt (Done) Hier hin gelangt ein Haftzettel erst dann, wenn die darauf stehende Aufgabe wirklich vollständig abgearbeitet wurde.
Diese wichtigen Begriffe sollten sie kennen
Spalten
Ein typisches Element von Kanban Boards sind die Spalten. Jede Spalte steht für eine bestimmte Aufgabe innerhalb der Projektphasen. Zusammen bilden sie einen sogenannten „Workflow“. Die Karten durchlaufen den Workflow bis zum Abschluss.
Stories
Kanban-Teams notieren alle ihre Projekte und Aufgabenelemente auf Karten (üblicherweise ein Projekt/Element pro Karte).
Auf dem Board helfen diese visuellen Signale den Teamkollegen und Stakeholdern, schnell zu verstehen, welche Themen für das Team anstehen.
To do
Oftmals wird diese Spalte daher als „Work in Progress“ (WiP) oder auch einfach „In Arbeit“ gekennzeichnet. Sie kann sich auch in mehrere Spalten aufteilen, wenn eine Aufgabe mehrere Schritte durchläuft, bis sie endgültig abgeschlossen ist. Man kann etwa eine Spalte für Reviews und Testing einbauen. Die Aufträge wandern von links nach rechts, bis sie in der finalen Spalte mit allen abgearbeiteten Karten ankommen.
In Progress (WIP)
Um angefangene Arbeit auch fertigzustellen, sollte die Anzahl der Karten in der Spalte „Doing“ – auch „work in progress“ (WIP) genannt – begrenzt werden. Auf diese Weise sind nicht zu viele Aufgaben vorhanden, in die zwar Arbeit investiert wurde, die jedoch kein unmittelbares Ergebnis bringen.
WIP-Grenzen (Work-in-Progress-Grenzen): Eine WIP-Grenze gibt vor, wie viele Karten sich maximal gleichzeitig in einer bestimmten Spalte befinden dürfen. Eine Spalte mit einem WIP-Limit von vier Karten darf nicht mehr als vier Karten enthalten. Wenn das Maximum für die Spalte erreicht ist, muss sich das Team über diese Karten beraten und sie im Workflow weiterschieben, bevor neue Karten in diese Phase des Workflows übergehen können. Diese WIP-Grenzen sind entscheidend, um Engpässe im Workflow aufzudecken und den Ablauf zu optimieren. WIP-Grenzen sind ein frühes Warnsignal, wenn das Team sich zu viel Arbeit vorgenommen hat.
Andererseits weiss ein Team, dass Kapazität vorhanden ist, um mehr Arbeit zu übernehmen, wenn die WIP-Grenze unterschritten wird.
Testing
Möglicherweise sollten Sie zwei oder mehr Spalten für das Qualitätssicherungsteam einbauen, je nachdem wie komplex die Prozesse ihres Teams aussehen. In der Regel müssen Sie diese Spalten direkt nach der Phase „In Bearbeitung“ des Softwareentwicklungsteams einrichten, wo sie als Filter dienen, um qualitativ hochwertige Standards zu garantieren, bevor die Arbeitselemente in Produktion gehen.
Qualitätssicherungsteams sind eng mit den Entwicklungsteams verbunden. In diesem Sinne sind beide für den Erfolg von Produktentwicklungsprozessen wichtig.
Done
Der Auslieferungspunkt bildet das Ende des Workflows eines Kanban-Teams. Für die meisten Teams ist der Auslieferungspunkt dann erreicht, wenn das Produkt oder der Service an den Kunden übergeben wurde. Jetzt sollte auch analysiert werden, wie lange die einzelnen Schritte des Projekts benötigt haben, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.
Vorteile
Prinzipien von Kanban im Veränderungsmanagement
Fange mit dem an, was du tust. Kanban anerkennt, dass vieles in deiner Firma einen Wert hat und es sich lohnt, diese zu erhalten. Einigt euch auf einen schrittweisen Wandel. Diese kleinen Schritte fördern den Veränderungsprozess in Formen der Zusammenarbeit und des Feedbacks.
Fördere die Führungsqualitäten auf allen Ebenen. Jede gemeinsame Beobachtung, so unbedeutend sie scheinen mag, fördert die Denkweise für laufende Verbesserungen.
Prinzipien von Kanban in der Dienstleistungserbringung
Der Mehrwert für die Kunden muss im Mittelpunkt stehen. Seine Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen, stärkt die Qualität der erbrachten Dienstleistung und schafft Mehrwert.
Verwalte die Arbeit und nicht die Arbeitenden! Stelle sicher, dass die Fähigkeiten der Angestellten zur Selbstorganisation rund um die Arbeit und die Aufgaben gestärkt werden.
Überprüfe regelmässig das Dienstleistungsnetzwerk. Es bedarf einen dienstleistungsorientierten Ansatz und laufende Evaluierungen, um die Dienstleistung für die Kunden zu erhöhen.
Unterschied zwischen Scrum (siehe Blog 3 ) und Kanban
– Scrum-Sprints haben Anfangs- und Endtermine, während Kanban ein fortlaufender Prozess ist.
– Teamrollen sind in Scrum klar definiert (Produkteinhaber, Entwicklerteam und Scrum Master), wohingegen Kanban keine formalen Rollen vorsieht. Beide Teams organisieren sich selbst.
– Ein Kanban Board wird über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts hinweg verwendet, während ein Scrum Board nach jedem Sprint gelöscht und neu befüllt wird.
Unsere Erfahrungen und Ratschläge:
Jim Benson (Autor von ‘Personal Kanban’) sagt, in Kanban gebe es nur zwei Regeln: das Begrenzen der Work-in-Progress und das Visualisieren der Arbeit.
- Fangen Sie mit dem an, was Sie bereits tun. Bilden Sie Ihren aktuellen Workflow ab, so wie er ist. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, grundlegende Rekonstruktionen im Prozess zu machen. Diese sind zeitaufwändig und kostspielig. Möglicherweise benötigt Ihr Arbeitsprozess bloß einige kleine Verbesserungen
- Es ist in Ordnung, mit einer einfachen Kanban-Board-Vorlage zu beginnen. Aber passen Sie diese im Laufe der Zeit an.
- Verfolgen Sie evolutionären Wandel. Sie sollten ständig Ihre Kanban-Boards verbessern, um die beste Struktur zu finden, die zu den Arbeitsprozessen Ihres Teams passt. Aber selbst, wenn Sie diese finden, sollten Sie es nicht dabei bewenden lassen, denn es gibt immer etwas zu verbessern.
Überblick der 4-teiligen Blogreihe ‚Agility Leadership‘
12.08.2022:
Agility Leadership Teil 1: Der Weg zum Erfolg
26.08.2022:
Agility Leadership Teil 2: Scrum – Wie Teams sich bei der Problembehebung organisieren und sich kontinuierlich verbessern.
09.09.2022:
Agility Leadership Teil 3: Design Thinking – Wie die überlegene Lösung aus Kundensicht entsteht.
23.09.2022:
Agility Leadership Teil 4: Kanban – Mit Visualisierung von Aufgaben zur Optimierung des Workflows im Team.
